AGV (Algemene GegevensVerordening)
AGV in een notedop
De Europese Algemene Gegevensverordening (afgekort tot AGV of GDPR in het Engels) zal vanaf 25 mei 2018 van toepassing zijn op alle ondernemingen in de Europees Economische Ruimte (EER). Het doel van deze verordening is om in de hele Ruimte gelijke regels in te voeren over de verwerking van persoonsgegevens en deze gegevens te beschermen.
De Lidstaten kunnen wel nog voor bepaalde zaken, waaronder de arbeidsrelatie, bij wet of cao verdere regels bepalen. Tot op heden heeft de Belgische overheid hier nog geen initiatief in genomen.
De verwerking van persoonsgegevens in het kader van de AGV is een breed begrip en kan slaan op het verzamelen, ordenen, opslaan, raadplegen of gebruiken van gegevens, al dan niet op geautomatiseerde wijze. Van zodra de gegevens die verwerkt worden toelaten om een bepaalde persoon te identificeren, spreken we over persoonsgegevens en zijn de regels van de AGV van toepassing.
Als werkgever bent u een verwerkingsverantwoordelijke ten aanzien van de persoonsgegevens van uw werknemers. U bepaalt immers waarom en hoe de gegevens worden verwerkt. Daarnaast heeft u als werkgever ook verschillende verwerkers die volgens uw instructies de persoonsgegevens van uw werknemers verwerken. Pro-Pay is ten aanzien van haar klanten zulk een verwerker.
Wat zijn de basisprincipes van de AVG?
De AGV is een zeer lijvig document. We belichten hieronder graag kort de belangrijkste uitgangspunten waar u als werkgever rekening mee dient te houden.
Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt op welbepaalde gronden. De belangrijkste gronden in een HR-context zijn de volgende:
- Toestemming: indien de betrokkene uitdrukkelijk zijn toestemming heeft gegeven, zal de verwerking rechtmatig zijn. Stilzwijgen of het gebruik van vooraf aangevinkte vakjes zal niet als toestemming gelden. Bovendien kan deze toestemming op elk moment ingetrokken worden.
- Het nakomen van een overeenkomst: veel verwerkingen in het arbeidsrecht vinden hierin hun grondslag, zoals bijvoorbeeld. de loon- en personeelsadministratie. De gegevens die een werkgever verwerkt in de loonadministratie zijn nodig om het loon correct te kunnen berekenen en betalen, zoals dat werd overeengekomen in de arbeidsovereenkomst.
- Wettelijke verplichting: de verwerking van sommige gegevens is wettelijk verplicht. Zo zal het in het kader van een arbeidsovereenkomst bijvoorbeeld nodig zijn om de familiale gegevens te kennen van de betrokkenen, teneinde een correct loon te kunnen berekenen.
Er bestaat een principieel verbod op het verwerken van gevoelige gegevens (ras, politieke en religieuze opvattingen, strafrechtelijke veroordelingen, etc.). Uitzonderingen op dit uitgangspunt zijn de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene of de noodzakelijkheid van de verwerking omwille van een wettelijke verplichting.
Vrij verkeer van persoonsgegevens binnen België en de EER. Bij doorgifte van persoonsgegevens naar landen buiten de EER moet de verwerkingsverantwoordelijke zich ervan vergewissen dat een passende bescherming van de gegevens wordt gewaarborgd (voor sommige landen, zoals Canada en Zwitserland, wordt bijvoorbeeld algemeen erkend dat ze een passend beschermingsniveau bieden).
Ruime rechten van de werknemers om toegang te hebben tot hun gegevens, er een kopie van te krijgen en ze te wijzigen.
Het recht om vergeten te worden in bepaalde omstandigheden en het recht op overdraagbaarheid van de gegevens. Het recht op overdraagbaarheid betekent dat een werknemer het recht heeft om alle gegevens die op hem betrekking hebben en die hij zelf heeft verstrekt aan de werkgever, in een duidelijk format te ontvangen zodat hij ze kan overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
Het recht van bezwaar tegen de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens.
Inge Janssens
Legal advisor
ijanssens@propay.be
Ina Deschouwer
Legal advisor
ideschouwer@propay.be
