Vluchtplan

 

Pro-Pay heeft een modulair aanbod voor Belgische en internationale bedrijven. U kiest à la carte welke onderdelen u aan Pro-Pay toevertrouwt.

 

1. Data ingave 

2. Loonberekening

3. Betalingen

4. Administratieve documenten en verplichtingen 

5. Rapportering

6. Archief

 

Voor internationale bedrijven hebben we nog een extra service.


 

1. Data ingave

 

Data ingave is op verschillende manieren mogelijk: door een koppeling met uw IT-systeem, door gebruik te maken van ons loonpakket, via een Excel bestand, via ons verlofplanning systeem YEAP (Your Easy Absence Planner), …

 

Pro-Pay staat voor kwaliteit en sluitende rekeningen. Uw dossierbeheerder controleert grondig uw loongegevens en toetst deze aan de Belgische wetgeving. Onnauwkeurigheden worden gemeld en rechtgezet.


 

2. Loonberekening

 

Uw Pro-Pay dossierbeheerder voert uw loonberekeningen uit en houdt daarbij rekening met alle wettelijke bepalingen.

Het loon berekenen van een werknemer in België is een complexe zaak. Allerlei fiscale en sociale wetgeving heeft er een invloed op. Het statuut van de werknemer - arbeider of bediende - maakt een fundamenteel verschil. Ook de persoonlijke situatie is van belang. Heeft de werknemer een partner met een eigen inkomen? Heeft hij/zij kinderen? Wat in geval van ziekte of vakantie? Educatief verlof? Beschikt de werknemer over een bedrijfswagen?

 

Uw Pro-Pay dossierbeheerder kent deze ingewikkelde materie als een boordcommandant zijn cockpit. Meer bepaald staat Pro-Pay o.a. in voor:

 

- Snelle, correcte berekening wedden en lonen

- Opvolging van veranderende wetgeving en barema's inzake RSZ, bedrijfsvoorheffing, e.d.

- Optimale toepassing van sociale en fiscale wetgeving

- Automatische indexatie van de lonen

- Berekening voordeel in natura

- Toepassing van de wetgeving op bedrijfswagens

- Berekening van verbrekingsvergoedingen

- Respecteren van vervaldata

- ...


 

3. Betalingen

 

Ook hier hebt u de keuze. Wenst u zelf controle te houden over de betaling van lonen, voorheffing en sociale bijdragen? Geen probleem, uw dossierbeheerder bezorgt u een duidelijke journaalpost met alle gegevens nodig voor de betaling. Bij Pro-Pay geen discrepantie tussen boekhouding en loonberekening. Dat kan immers grote problemen opleveren. Wanneer de hoogtemeter iets anders zegt dan de realiteit, komt het vliegtuig in gevaar. Pro-Pay gaat er prat op dat boekingsdocumenten en loondocumenten elke maand netjes overeenstemmen.

 

Lees de getuigenis van mijnheer Gui Vander Linden, HQ Chief Accountant bij Doosan Benelux:


"Sinds Pro-Pay onze loonberekeningen doet, kan ik op mijn twee oren slapen. Met Pro-Pay kloppen de rekeningen altijd. Ik heb het vroeger anders meegemaakt. Door de kortingen die de RSZ toestaat, moeten sociale secretariaten vaak correcties uitvoeren. Het gevolg is dat facturen niet aansluiten bij loondocumenten, en het vergt veel tijd en zoekwerk om die op het einde van het boekjaar te reconciliëren. Bij Pro-Pay gebeurt die reconciliatie elke maand."

 

Tip: lees hier andere getuigenissen van onze klanten.

 

Of verkiest u om de uitbetaling van de lonen toe te vertrouwen aan een partner die hierin gespecialiseerd is? Eén die u kan garanderen dat elke maand het juiste loon bij de juiste werknemer terechtkomt, en dat ook de fiscus en de sociale zekerheid krijgen wat hen toekomt. Niet meer en niet minder, en vooral : op tijd. Pro-Pay staat voor u klaar om in uw plaats de vervaldagen in het oog te houden en de betalingen voor u te doen. Dit kan door een volmacht op uw rekening of via een derdenrekening. Uw voordeel? U heeft er geen omkijken naar en u vermijdt te late betalingen, boetes en verwijlintresten.


 

4. Administratieve documenten en verplichtingen

 

Mensen tewerkstellen brengt aardig wat administratieve verplichtingen met zich mee. Uw Pro-Pay dossierbeheerder neemt deze zorg van u over: verplichte aangiftes, bestellen van maaltijdcheques, overheidsstatistieken, beheer van het wagenpark, personeelsverzekeringen, employee benefits, …


 

5. Rapportering

 

De loonstaten van Pro-Pay hebben een zeer duidelijke lay-out. De loonbrief beschrijft de geleverde prestaties en het nettoloon. Op de achterkant kunnen de prestaties van een medewerker gedetailleerd weergegeven worden.

 

U kan de loonbrief een persoonlijke toets geven door uw eigen bedrijfslogo bovenaan te plaatsen. U kan er ook tijdelijke mededelingen voor uw medewerker op vermelden waardoor de loonbrief een interessante communicatiewaarde krijgt.

 

Er bestaan heel wat voorgeprogrammeerde rapporten zoals jaar- of maandrapporten over ziektes, feestdagen, vakantiedagen, ... Wij kunnen specifieke rapporten op maat van uw organisatie ontwikkelen en op afgesproken tijdstippen afleveren. Alle prestatievariabelen van onze software zijn exporteerbaar naar Excel. Met deze gegevens kan u dan zelf analyses maken en ratio’s berekenen.

 

Pro-Pay rapporteert volgens het Belgisch boekhoudrekeningstelsel. Desgewenst kunnen wij ook rapporteren volgens Amerikaanse (USGAAP), Britse (UKGAAP) of andere buitenlandse normen.


 

6. Archief

 

Ons archief staat open voor u. Als werkgever kunt u onbeperkt oude documenten raadplegen, online via onze website of via geprinte pdf op eenvoudig verzoek.


 

Internationaal

 

Bent u een buitenlandse onderneming met werknemers in België? U kunt de loonmassa overmaken op onze derdenrekening. Uw Pro-Pay dossierbeheerder betaalt elke maand op tijd de verschillende gerechtigden. Indien u dat wenst kunnen wij ook instaan voor betalingen aan de leasingmaatschappij, de arbeidsongevallenverzekering, de groepsverzekering etc. Uw voordeel: beperking van kostelijke internationale overschrijvingen, geen laattijdige betalingen, boetes of verwijlintresten.

 

De roots van Pro-Pay liggen in internationale administratie. Wij hebben in de loop der jaren een ongeëvenaarde expertise opgebouwd in payroll-service aan internationale bedrijven met Belgische werknemers en ondernemingen met migrerende werknemers. De vaak complexe fiscale en sociaalwettelijke complicaties die gepaard gaan met expats, gedetacheerden, salary split, netto-betaalde expats, bruto-betaalde expats, … kennen geen geheimen voor ons. Wij bieden totale ondersteuning aan buitenlandse bedrijven, voor wie de Belgische wetgeving, terminologie, personeelsstatuten e.d. vaak verwarrend zijn. Pro-Pay brengt eenvoud, duidelijkheid en betrouwbare afhandeling van wettelijke verplichtingen.

 

Aan internationale ondernemingen en ondernemingen met migrerende werknemers bieden wij o.a. volgende diensten:

 

- Toetsing van verloning, arbeidscontracten e.d. aan Belgische wetgeving inzake 13de maand,

  vakantiegeld, taalwetgeving e.d.

- Opbrutering van nettolonen  conform de wettelijke bepalingen op vakantiegeld, 13de maand e.d.