2025: Nog vakantiedagen op te nemen? De do’s en don’ts op een rijtje
Het einde van het kalenderjaar lonkt en collega’s maken afspraken over de vakantie tussen kerst en nieuw. Sommige collega’s dromen intussen al van hun bestemming voor de zomervakantie in 2025, maar de overijverige collega’s aan het einde van de gang hebben geen tijd om hun vakantie op te nemen… De hoogste tijd dus om enkele veel gestelde vragen rond vakantie te beantwoorden.
Vakantiedagen opbouwen en opnemen. Hoe zit het nu weer?
Volgens de Belgische vakantiewetgeving bouwt een werknemer vakantierechten op basis van zijn prestaties in het voorgaande kalenderjaar. Het kalenderjaar waarin de werknemer zijn vakantie opneemt wordt het vakantiejaar genoemd. Het voorafgaande kalenderjaar, waarin de vakantierechten worden opgebouwd, is het vakantiedienstjaar.
Diezelfde wetgeving bepaalt dat een werknemer zijn wettelijke vakantiedagen dient op te nemen voor het einde van het vakantiejaar. Met andere woorden: de werknemer heeft de verplichting om tegen 31 december 2024 alle wettelijke vakantie op te nemen die hij in 2023 heeft opgebouwd.
Mijn werknemer vraagt of hij vakantiedagen kan overdragen naar volgend jaar. Mag dat?
Vakantiedagen overdragen is volgens de letter van de wet niet toegestaan en een werknemer die niet al zijn vakantiedagen opneemt is deze bijgevolg kwijt. Een bediende kan zijn werkgever dus niet vragen om de niet-opgenomen vakantiedagen uit te betalen.
Voor arbeiders liggen de zaken anders: zij ontvangen hun vakantiegeld van de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie en dit vakantiegeld blijft verworven, ook als ze niet al hun vakantiedagen opnemen.
In de praktijk wordt er in veel Belgische ondernemingen toegestaan dat op vraag van de werknemer, een beperkt aantal wettelijke vakantiedagen kan worden overgedragen, die dan binnen een bepaalde termijn opgenomen moeten worden.
Vanaf vakantiejaar 2024 kunnen wettelijke vakantiedagen in een beperkt aantal gevallen wél overgedragen worden.
Hoe werkt het nieuw systeem van overdracht van vakantie in geval van langdurige schorsing en onmogelijkheid om de wettelijke vakantiedagen op te nemen?
Wanneer een werknemer vakantiedagen niet kan opnemen tegen 31 december 2024 omwille van een langdurige afwezigheid te wijten aan een (arbeids)ongeval of beroepsziekte, arbeidsongeschiktheid, moederschapsrust, geboorteverlof, profylactisch verlof, adoptieverlof, pleegzorgverlof of een pleegouderverlof, moet de werknemer deze dagen kunnen overdragen.
- ! Het moet wel degelijk gaan om overmacht, waarbij de werknemer onmogelijk nog zijn vakantiedagen kan opnemen in 2024. Het gaat bijvoorbeeld niet om het geval waarin de werkgever tegen het einde van de jaar een werknemer, die in de loop van het jaar zes maanden ziek was, weigert om zijn vakantiedagen nog te laten opnemen. Echter, wanneer een werknemer bijvoorbeeld arbeidsongeschikt is van bijvoorbeeld 3 november 2024 tot en met 17 januari 2025, is hij in de onmogelijkheid om zijn wettelijke vakantiedagen nog op te nemen in 2024.
De niet-opgenomen vakantie moet in deze gevallen van schorsing worden toegekend binnen de 24 maanden die op het einde van het vakantiejaar volgen.
Het vakantiegeld voor de niet-opgenomen dagen wordt uiterlijk op 31 december van het betrokken vakantiejaar uitbetaald aan bedienden. Arbeiders behouden hun vakantiegeld via de vakantiekas.
Wat zijn de mogelijke gevolgen voor mij als werkgever indien niet alle vakantiedagen werden opgenomen?
Als werkgever heb je de plicht om ervoor te zorgen dat je werknemers hun vakantie opnemen. Het niet nakomen van deze verplichting kan gesanctioneerd worden met administratieve en zelfs strafrechtelijke geldboetes.
In de praktijk dien je ervoor te zorgen dat je je werknemers voldoende informeert over het feit dat ze tijdig hun openstaande vakantiedagen dienen op te nemen. Indien je werknemer, ondanks jouw waarschuwingen, toch beslist om niet al zijn dagen op te nemen, dan loop je geen risico op de hierboven vermelde sancties.
Mijn onderneming kent de werknemers bovenop hun wettelijke vakantie ook extralegale vakantiedagen toe. Wat zegt de wetgeving dáárover?
De wetgeving voorziet niet in een wettelijk kader voor extralegale vakantiedagen. Dat betekent concreet dat je als werkgever zelf de spelregels hierover bepaalt en bijgevolg kan vastleggen dat bovenwettelijke vakantiedagen overgedragen kunnen worden. Deze spelregels worden best in het arbeidsreglement vastgelegd.
Nieuw sinds 2024: eindverrekening aftrek vakantieattest in december voor nieuwe bedienden
Zoals uitgelegd in onze newsletter is de procedure voor de aftrek van enkel vakantiegeld voor nieuwe bedienden gewijzigd in 2024. Sinds 2024 gebeurt die aftrek in twee fasen:
- Gedurende het jaar: telkens wanneer een bediende een vakantiedag opgebouwd bij zijn vorige werkgever, opneemt bij zijn nieuwe werkgever, zal de bediende zijn normaal vast loon ontvangen, maar met een aftrek van 90% van het vast loon voor de opgenomen vakantiedagen gedurende die maand.
- December: eindverrekening van het enkel vakantiegeld, rekening houdend met de bedragen van het enkel vakantiegeld vermeld op het vakantieattest, verminderd met de bedragen die al in mindering werden gebracht gedurende het jaar.
Het resultaat van deze eindverrekening kan een teruggave of een bijkomende aftrek zijn. Dit zal duidelijk zijn in de loonbrief van de maand december.
Hoe kan ik het overzicht bewaren over de resterende vakantiedagen van mijn werknemers?
Indien je HR-afdeling geen eigen kalender heeft om de vakantierechten van werknemers bij te houden, dan kan Pro-Pay je helpen met een handige tool. Your Easy Absence Planner (YEAP) kan je helpen bij het beheer van alle afwezigheden, inclusief alle soorten vakantie. Het is immers belangrijk om ook andere afwezigheden correct te rapporteren met het oog op jouw wettelijke verplichtingen als werkgever en het recht van de werknemer op bepaalde uitkeringen.
Met YEAP wordt het overzicht krijgen of houden op de vakantietellers van je werknemers heel eenvoudig.
Actie!
- Bezorg je werknemers een overzicht van hun openstaande wettelijke vakantiedagen.
- Herinner hen nog eens aan de regels in verband met de opname en overdracht van vakantiedagen.
- Indien dat nog niet gebeurd is: bepaal de regels rond de opname en overdracht van extralegale vakantiedagen, bij voorkeur in het arbeidsreglement.
