Aanpassing van vergoedingen buitenlandse dienstreizen

De kosten die een werknemer oploopt tijdens een beroepsmatig verblijf in het buitenland, kunnen op forfaitaire wijze vergoed worden door de werkgever. De aanvaarde forfaitaire bedragen in de zogenaamde “landenlijst” werden op 15 februari 2023 aangepast. In deze nieuwsbrief bespreken we de modaliteiten van de toekenning van dergelijke vergoedingen voor buitenlandse dienstreizen.

Wat zijn buitenlandse dienstreizen?

Er zijn twee categorieën van buitenlandse dienstreizen:

• Categorie 1 “korte buitenlandse dienstreis”: een werknemer verblijft in opdracht van de werkgever in het buitenland gedurende een periode van minimaal 10 uur en maximaal 30 kalenderdagen;
• Categorie 2 “lange buitenlandse dienstreis: een werknemer verblijft in opdracht van de werkgever in het buitenland gedurende een periode van meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen.

! De betrokken werknemers moeten hoofdzakelijk een sedentaire beroepsactiviteit uitoefenen.

Welke vergoedingen bestaan er en welke kosten dekken deze?

Forfaitaire verblijfskostenvergoedingen zijn bedoeld om kleine uitgaven die de werknemer gedurende zijn dienstreis zou maken te vergoeden. Het gaat onder andere om lunch- en dinerkosten, snack- en drankkosten, plaatselijke vervoerkosten en telefonische communicatiekosten. De werknemer moet hiervoor geen (schriftelijk) bewijs leveren aan zijn werkgever. Het bedrag wordt forfaitair vastgelegd.

Hotel-, reis- en brandstofkosten worden niet gedekt door deze verblijfskostenvergoeding. Deze kosten kunnen uiteraard worden vergoed bij afgifte van schriftelijk bewijs in de vorm van onder andere tickets en bonnen. Voor logementskosten kan overigens ook voor een forfait geopteerd worden, maar dit komt in de praktijk minder voor.

Er bestaan twee types van aanvaarde forfaits:

• Een forfaitaire vergoeding gelijk aan 37,18 €/dag, ongeacht de bestemming van de dienstreis en ongeacht de duur (categorie 1 en 2).
• Een forfaitaire vergoeding volgens een landenlijst. In die landenlijst worden de aanvaarde forfaits per land en per categorie bepaald. De bedragen op de landenlijst zijn gewoonlijk hoger dan het vaste bedrag van 37,18 €/dag. Er is voorzien dat deze landenlijst elk jaar wordt aangepast, maar de laatste aanpassing dateerde van 2018. Op 15 februari 2023 werden de nieuwe aangepaste bedragen bekendgemaakt. U kan ze consulteren via deze link.

Voorwaarden

De kosten kunnen alleen in de vorm van een forfaitaire vergoeding worden toegekend als deze kosten nog niet via een onkostennota worden vergoed en als de werknemer deze kosten niet als zakelijke kosten opgeeft in zijn belastingaangifte.

Verder gelden de volgende voorwaarden:

• De bedragen kunnen worden gebruikt voor elke volledige dag afwezigheid (= een dag tussen twee overnachtingen tijdens de dienstreizen) en voor dienstreizen waarbij de werknemer dezelfde dag terugkeert, maar meer dan 10 uur afwezig is geweest.
• Voor reizen van meer dan 24 uur moet het bedrag voor de dagen van vertrek en aankomst met 50 % worden verminderd.
• Indien de maaltijdkosten al worden betaald door de werkgever, wordt de dagelijkse vergoeding verminderd met 35 % voor de lunch en 45 % voor het diner.

Onder de voorwaarden uiteengezet in deze nieuwsbrief, maken de forfaitaire dagvergoedingen een kost eigen aan de werkgever uit. De fiscus aanvaardt daarom dat deze vergoedingen vrijgesteld zijn van belastingen, en wij verwachten dat de RSZ deze redenering ook zal toepassen wat betreft de vrijstelling van sociale zekerheidsbijdragen.

! De forfaitaire bedragen zijn maximum forfaits. Het staat u vrij om een lager forfait toe te kennen of deze kosten alternatief te vergoeden op basis van bewijsstukken.

Op de hoogte blijven van al ons nieuws? Schrijf u in voor onze nieuwsbrief: