Nog vakantiedagen op te nemen? De do’s en don’ts op een rijtje.
De sociale partners bereikten gisteren een akkoord om de tijdelijke werkloosheid wegens corona gelijk te stellen voor de opbouw van de jaarlijkse vakantie van 2021. Nu is het wachten op de omzetting van deze intentie in een regelgevend kader. In deze nieuwsbrief leest u alvast hoe het weer zit met de opbouw, opname en overdracht van vakantie in het algemeen en in deze tijden in het bijzonder op basis van de huidige stand van zaken.
Vakantiedagen opbouwen en opnemen. Hoe zit het nu weer?
Volgens de Belgische vakantiewetgeving bouwt een werknemer vakantierechten op op basis van zijn prestaties in het voorgaande kalenderjaar. Het kalenderjaar waarin de werknemer zijn vakantie opneemt wordt het vakantiejaar genoemd. Het voorafgaande kalenderjaar, waarin de vakantierechten worden opgebouwd, is het vakantiedienstjaar.
Diezelfde wetgeving bepaalt dat een werknemer zijn wettelijke vakantiedagen dient op te nemen vóór het einde van het vakantiejaar. Met andere woorden: de werknemer heeft de verplichting om tegen 31 december 2020 alle wettelijke vakantie op te nemen die hij in 2019 heeft opgebouwd.
… maar wat dan met de vakantierechten voor volgend jaar, rekening houdend met de COVID-19 crisis?
Een vraag die vele werknemers zich nu al stellen gaat over de impact van tijdelijke werkloosheidsdagen op de vakantierechten die zij nu opbouwen in vakantiedienstjaar 2020 voor vakantiejaar 2021.
De dagen tijdelijke werkloosheid wegens overmacht corona (coronawerkloosheid) waarvan vele werkgevers gebruik hebben gemaakt, moeten voor de periode van 01.02.2020 – 30.06.2020 gelijkgesteld worden met gewerkte dagen voor de opbouw van vakantie. Werknemers verliezen dus geen vakantierechten voor die periode naar aanleiding van coronawerkloosheid.
Er is helaas nog geen duidelijkheid of deze gelijkstelling verlengd zal worden vanaf 1.07.2020. Wij houden u hiervan op de hoogte. Vanzelfsprekend staat het de werkgever steeds vrij om alle dagen coronawerkloosheid zelf gelijk te stellen aan gewerkte dagen.
Dagen van economische werkloosheid worden overigens wel volledig gelijkgesteld.
Naar aanleiding van de COVID-19 crisis vraagt mijn werknemer of hij vakantiedagen kan overdragen naar volgend jaar. Mag dat?
Vakantiedagen overdragen is volgens de letter van de wet niet toegestaan en een werknemer die niet al zijn vakantiedagen opneemt is deze bijgevolg kwijt. Een bediende kan zijn werkgever dus niet vragen om de niet-opgenomen vakantiedagen uit te betalen. Deze regel is niet veranderd naar aanleiding van de COVID-19 crisis: de wetgever heeft (nog) geen wetswijziging doorgevoerd die werknemers zou toelaten om hun wettelijke vakantie over te dragen naar 2021. Wij houden u vanzelfsprekend op de hoogte indien dit in de loop van het najaar verandert.
Voor arbeiders liggen de zaken anders: zij ontvangen hun vakantiegeld van de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie en dit vakantiegeld blijft verworven, ook als ze niet al hun vakantiedagen opnemen.
In de praktijk wordt er in veel Belgische ondernemingen toegestaan dat een beperkt aantal wettelijke vakantiedagen kan worden overgedragen, die dan binnen een bepaalde termijn opgenomen moeten worden.
Wat zijn de mogelijke gevolgen voor mij als werkgever indien niet alle vakantiedagen werden opgenomen?
Als werkgever heb je de plicht om ervoor te zorgen dat je werknemers hun vakantie opnemen. Het niet nakomen van deze verplichting kan gesanctioneerd worden met administratieve en zelfs strafrechtelijke geldboetes.
In de praktijk dien je ervoor te zorgen dat je je werknemers voldoende informeert over het feit dat ze tijdig hun openstaande vakantiedagen dienen op te nemen. Indien je werknemer, ondanks jouw waarschuwingen, toch beslist om niet al zijn dagen op te nemen, dan loop je geen risico op de hierboven vermelde sancties.
Wat als het voor mijn werknemer niet mogelijk is om zijn vakantie op te nemen?
Indien de arbeidsovereenkomst van je werknemer geschorst was, bv. door een langdurige ziekte of indien je werknemer door een overmachtssituatie zijn vakantie niet kón opnemen, dan moet je als werkgever het saldo van de niet-opgenomen wettelijke vakantiedagen uitbetalen. Het feit dat de werknemer langdurig tijdelijk werkloos is geweest, wordt niet beschouwd als een overmachtssituatie.
Mijn onderneming kent de werknemers bovenop hun wettelijke vakantie ook extralegale vakantiedagen toe. Wat zegt de wetgeving dáárover?
De wetgeving voorziet niet in een wettelijk kader voor extralegale vakantiedagen. Dat betekent concreet dat je als werkgever zelf de spelregels hierover bepaalt en bijgevolg kan vastleggen dat bovenwettelijke vakantiedagen overgedragen kunnen worden. Deze spelregels worden best in het arbeidsreglement vastgelegd.
Hoe kan ik het overzicht bewaren over de resterende vakantiedagen van mijn werknemers?
Indien je HR afdeling geen eigen kalender heeft om de vakantierechten van werknemers bij te houden, dan kan Pro-Pay je helpen met een handige tool. Your Easy Absence Planner (YEAP) kan je helpen bij het beheer van alle afwezigheden, inclusief alle soorten vakantie. Het is immers belangrijk om ook andere afwezigheden correct te rapporteren met het oog op jouw wettelijke verplichtingen als werkgever en het recht van de werknemer op bepaalde uitkeringen.
Met YEAP wordt het overzicht krijgen of houden op de vakantietellers van je werknemers heel eenvoudig.
Actie!
- Bezorg je werknemers een overzicht van hun openstaande wettelijke vakantiedagen.
- Herinner hen nog eens aan de regels in verband met de opname en overdracht van vakantiedagen.
- Indien dat nog niet gebeurd is: bepaal de regels rond de opname en overdracht van extralegale vakantiedagen, bij voorkeur in het arbeidsreglement.
