Telewerk: formaliteiten en kostenvergoeding
_propay.jpg)
In het licht van de Covid-19 crisis werden niet-essentiële bedrijven tot 4 mei verplicht door de overheid om hun werknemers thuis te laten werken indien de functie dit toeliet. Dit telewerk kon gebeuren zonder dat de werkgever hiervoor een formele telewerkovereenkomst moest afsluiten met de werknemer.
Sinds 4 mei is het weer mogelijk om de werknemers te laten werken in de onderneming, al blijft telewerk wel de norm. Indien u eraan denkt om uw werknemers in de toekomst verder te laten telewerken op structurele basis, zijn er een aantal aandachtspunten waar u best rekening mee houdt. Daarnaast heeft de fiscus in een recente circulaire, details bekend gemaakt over de voorwaarden op een forfaitaire kostenvergoeding toe te kennen voor dit telewerk. In deze nieuwsbrief bespreken we kort de formaliteiten rond het telewerk en de nieuwe spelregels rond de forfaitaire vergoeding.
Formaliteiten structureel telewerk
Zoals in de inleiding reeds vermeld, is telewerk niet langer verplicht door de overheid maar blijft het de norm. Waar er bij het verplichte telewerk een gedoogbeleid was van de overheid wat de regelgeving betreft rond telewerken dient men zich intussen de vraag stellen of er bij aanhoudend en structureel telewerk binnen de onderneming geen rekening dient gehouden te worden met dit wetgevend kader.
De wettelijke definitie van een telewerker is een werknemer die in het kader van een arbeidsovereenkomst op regelmatige basis zijn werk uitvoert buiten de bedrijfslocatie met gebruikmaking van informatie-technologie, terwijl deze werkzaamheden ook op de bedrijfslocatie van de werkgever zouden kunnen worden uitgevoerd. Sommige categorieën van werknemers zijn expliciet uitgesloten van telewerk zoals bvb. de handelsvertegenwoordigers en werknemers die in een satellietkantoor van de werkgever werken. Belangrijk is op te merken dat telewerk op vrijwillige basis gebeurt, zowel aan werkgevers – als aan werknemerskant.
Voor telewerkers dient een schriftelijke overeenkomst te worden opgesteld, in principe op het moment dat de werknemer begint met het telewerk. In dit geschrift worden bepaalde verplichte vermeldingen opgenomen zoals de frequentie van het telewerk, de plaats waar de werknemer zal telewerken en de manier waarop de kosten zullen worden vergoed.
De werkgever dient ook de benodigde apparatuur ter beschikking te stellen van de telewerker en ze te onderhouden, tenzij wordt overeengekomen dat de werknemer zijn eigen materiaal zal gebruiken.
Kostenvergoeding
Wat de kosten betreft die aan het telewerk zijn verbonden, is de werkgever verplicht om de kosten van de verbindingen en de communicatie aan de werknemer te vergoeden.
Daarnaast staat het de werkgever ook vrij om andere kosten verbonden aan het telewerk te vergoeden. Denk maar aan de kosten voor elektriciteit en verwarming, kleine kantoorbenodigdheden, printermateriaal etc.
Deze vergoeding kan op verschillende manieren gebeuren. Eén ervan is de toekenning van een forfaitaire bureauvergoeding. Wij verwijzen daarvoor naar onze nieuwsbrief van 15 april 2020: Verhoging bureaukosten.
Wat deze bureaukosten betreft hanteerde de fiscus, in tegenstelling tot de RSZ, tot voor kort geen forfaitaire vergoeding. Daar is met een circulaire van 14 juli 2020 verandering in gekomen. Bij regelmatig en structureel telewerk kan ook op fiscaal vlak de forfaitaire vergoeding van € 129,48 per maand gehanteerd worden zonder dat de werkgever daarvoor een ruling dient aan te vragen. Let wel: de fiscus stelt als voorwaarde voor deze vergoeding dat alle werknemers, zonder onderscheid in functie, dezelfde vergoeding dienen te ontvangen.
Bovenop dit bedrag van maximum € 129,48 per maand kan de werkgever ook nog de volgende zaken forfaitair vergoeden:
- €20 per maand indien de werknemer zijn/haar eigen pc gebruikt voor professionele doeleinden;
- €20 per maand indien de werknemer zijn/haar privé-internetverbinding gebruikt voor professionele doeleinden.
Uiteraard kunnen deze forfaitaire bedragen enkel worden toegekend indien de bureau- en internetkosten niet op een andere manier vergoed worden aan de werknemer.
Aandachtspunten
Wij raden u aan om na te gaan of er binnen uw onderneming sprake is van structureel telewerk en of u daarvoor de juiste formaliteiten naleeft en de nodige afspraken heeft gemaakt over de vergoeding van de kosten verbonden met dit telewerk.
