Privacy Policy

Op wie is deze privacy kennisgeving van toepassing?

Deze website is eigendom van en wordt geëxploiteerd door Pro-Pay nv, met maatschappelijke zetel te België, 1831 Diegem, Culliganlaan 1A (hierna ‘Pro-Pay’).

We zijn een Belgisch sociaal dienstverlener die integer handelt en uw privacy respecteert. We houden eraan om de persoonsgegevens die ons worden toevertrouwd en die u met ons deelt te beschermen en op een open en transparante wijze te behandelen, meer bepaald in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 27 april 2016 (‘AVG’).

Met deze Privacy Kennisgeving wensen wij u te informeren over waarom en hoe we uw persoonsgegevens gebruiken als we activiteiten uitvoeren die deel uitmaken van onze bedrijfsvoering zoals hieronder beschreven of wanneer u onze website gebruikt, aan wie we deze gegevens bezorgen, wat uw rechten zijn en wie u kan contacteren voor meer informatie of vragen.

Hoe we gegevens verkrijgen

We kunnen persoonsgegevens van u verzamelen in de uitvoering elke activiteit die deel uitmaakt van onze hieronder beschreven bedrijfsvoering of wanneer u onze website gebruikt.

We kunnen dergelijke informatie verzamelen of verkrijgen omdat u ze ons geeft (bijvoorbeeld in een formulier op onze website), omdat andere personen ons deze gegevens verstrekken (bijvoorbeeld uw werkgever of een derde partij dienstverlener waarop we een beroep doen in de uitvoering van onze bedrijfsvoering) of omdat het publiek toegankelijk is.

Als uw persoonsgegevens aan ons bezorgd worden door andere partijen, doen we redelijke inspanningen om bepalingen op te nemen in de overeenkomst met deze partij die hen ertoe verplichten om de privacywetten en regelgeving relevant voor die informatie na te leven. Dit kan bijvoorbeeld inhouden dat deze partij u een gepaste kennisgeving heeft verstrekt en de vereiste toestemming heeft verkregen voor ons om de informatie beschreven in deze Privacy Kennisgeving te verwerken.

We kunnen ook persoonsgegevens van u verzamelen of verkrijgen door te observeren of deze af te leiden uit de wijze waarop u met ons of anderen omgaat.

Gegevens die we verzamelen en waarom we deze verwerken

De persoonsgegevens die we verzamelen of verkrijgen kunnen omvatten: identificatiegegevens (zoals naam, adres ( privé/werk), telefoonnummer (privé/werk), email adres (privé/werk), land van verblijf, elektronische identificatiegegevens (cookies, gelogde gegevens, IP adressen, het type en taal van uw browser, uw toegangstijd,...); persoonlijke eigenschappen (zoals leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit); uw financiële gegevens (zoals uw bankrekeningnummer); levenswijze en sociale omstandigheden; familiale toestand (vb. uw burgerlijke staat en de personen ten laste); tewerkstelling en opleidingsgegevens (bv. de organisatie waarvoor u werkt, uw functietitel en uw opleidingsgegevens); uw berichten op blogs, forums, wikis en andere sociale media toepassingen en diensten die we verstrekken, gegevens over hoe u onze diensten gebruikt; details over hoe u verkiest met ons om te gaan of vergelijkbare informatie).

De types van persoonsgegevens die we verzamelen zullen afhangen van de aard van de diensten die we verstrekken of van hoe u onze website gebruikt, zoals:

Uitvoering commerciële relatie - In het kader van onze commerciële relaties met ondernemingen - klanten en leveranciers - kunnen uw persoonsgegevens met ons gedeeld worden. We kunnen bijvoorbeeld uw persoonsgegevens gebruiken voor contact-, boekhouding-, facturatie- of leveringsdoeleinden, of om u technisch-commerciële informatie en informatie over onze producten en diensten te verstrekken.

Ons contacteren - Als u ons contacteert op de website (via sociale media, het contactformulier of andere contactmogelijkheden), vragen we u om informatie zoals uw naam, adres en e-mail adres zodat we uw vragen en de opmerkingen ingediend via onze website kunnen behandelen en beantwoorden.

Nieuwsbrief - als u updates en aankondigingen wenst te ontvangen betreffende onze producten en diensten, vragen we uw naam en e-mailadres zodat we u de nieuwsbrief kunnen sturen. U kan zich op elk moment weer uitschrijven indien u deze nieuwsbrief niet langer wenst te ontvangen.

Informatie die we automatisch van u verzamelen - als u gebruik maakt van onze website, verzamelen of bekomen we automatisch uw persoonsgegevens door de wijze waarop u met ons en anderen omgaat, te observeren of er zaken uit af te leiden. Wij gebruiken deze gegevens niet om u persoonlijk te identificeren. We gebruiken deze gekoppelde informatie om uw beleving van onze website te verbeteren (bijvoorbeeld om u een meer gepersonaliseerde beleving te verstrekken of uw aandacht te vestigen op informatie betreffende onze diensten die interessant voor u kunnen zijn) en om te verzekeren dat het efficiënt werkt. Bijvoorbeeld, wij (of onze dienstverleners) kunnen cookies gebruiken (kleine tekstbestanden opgeslagen in de browser van een gebruiker) die persoonsgegevens kunnen verzamelen.

Marketing doeleinden - met uw (indien nodig vrije, geïnformeerde, specifieke en ondubbelzinnige) toestemming, gebruiken we uw data voor marketingdoeleinden, zoals de analyse en behoud van onze activiteiten, intern management, verbetering van onze website, producten en diensten en verbetering van onze dienstverlening aan klanten.

De rechtsgrond om uw gegevens te verwerken

We zijn er wettelijk toe verplicht om in deze kennisgeving de rechtsgrond te vermelden waarop wij ons baseren om uw persoonsgegevens te verwerken.

We gebruiken uw persoonsgegevens voor de bovenvermelde doelen:

• omdat de informatie nodig is om de overeenkomst met onze klanten en leveranciers uit te voeren;
• omwille van onze gerechtvaardigde belangen, namelijk om een efficiënte bedrijfsvoering, dienstverlening en uitvoering van onze overeenkomsten met klanten en leveranciers te garanderen, voor zover uw belangen niet zwaarder wegen dan onze belangen;
• omdat we verplichtingen opgelegd bij wet en regelgeving moeten naleven.

Indien we wettelijk verplicht zijn om uw expliciete toestemming te bekomen om u bepaald marketing materiaal toe te sturen, zullen we dit marketing materiaal enkel toesturen indien we dergelijke toestemming van u hebben bekomen. Indien u niet langer marketing materiaal van ons wenst te ontvangen, kan u klikken op de ‘uitschrijf’ knop, vermeld in elke van dergelijke communicaties.

Doorgiften

Met het oog op een of meer van de doelen vermeld in het onderdeel “Gegevens die we verzamelen en waarom we deze verwerken”, kunnen we details over u vrijgeven aan derden die redelijkerwijze toegang vereisen tot uw persoonsgegevens voor een of meer van de doeleinden vermeld in het onderdeel “Gegevens die we verzamelen en waarom we deze verwerken”. Indien onze onderneming een samenwerking aangaat, verkocht wordt aan of fuseert met een andere business entiteit, kan uw informatie worden meegedeeld aan onze nieuwe zakenpartners of eigenaars.

Gelieve te noteren dat sommige van de bovenvermelde ontvangers van uw persoonsgegevens gevestigd kunnen zijn in landen buiten de Europese Unie waarvan de wetten niet hetzelfde niveau van gegevensbescherming bieden. In dergelijk geval, zullen we ervoor zorgen dat er gepaste waarborgen van toepassing zijn om uw persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met onze wettelijke verplichtingen. De gepaste waarborg kan een overeenkomst voor doorgifte van persoonsgegevens zijn, gebaseerd op de standaard contractuele clausules goedgekeurd door de Europese Commissie voor de doorgifte van persoonsgegevens naar derde landen.

Voor verdere informatie over de gegevens zoals hierboven beschreven en de gepaste waarborgen gebruikt door Pro-Pay met betrekking tot dergelijke doorgiften, kan u contact opnemen met David Alen, Data Security Officer van Pro-Pay op het adres België, 1830 Diegem, Culliganlaan 1A.

In het algemeen zullen we al de stappen nemen die redelijkerwijze nodig zijn om te verzekeren dat uw gegevens veilig en in overeenstemming met deze Kennisgeving worden verwerkt.

We behouden ons het recht voor om uw persoonsgegevens mee te delen als dit verplicht is bij wet, of als we geloven dat deze onthulling nodig is om onze rechten te beschermen en/of in het kader van een gerechtelijke procedure, bevel van de rechtbank, of verzoek van een toezichthouder, of enige andere juridische procedure die op u betrekking heeft.

Veiligheid van uw gegevens en bewaring van gegevens

We passen strikte technische en organisatorische (veiligheids-) maatregelen toe om uw gegevens te beschermen tegen toegang door onbevoegde personen en tegen onrechtmatige verwerking, onopzettelijk verlies, vernietiging en beschadiging zowel online als offline.

Deze maatregelen omvatten:

• opleiding van onze medewerkers zodat ze onze privacy verplichtingen kennen wanneer ze persoonsgegevens verwerken;
• administratieve en technische controles om toegang tot de persoonsgegevens te beperken tot de bevoegde medewerkers;
• technologische veiligheidsmaatregelen, zoals fire walls en antivirus software;
• fysieke veiligheidsmaatregelen zoals veiligheidsbadges voor het personeel om toegang te hebben tot onze gebouwen.

Hoewel we gepaste veiligheidsmaatregelen toepassen van zodra we uw persoonsgegevens ontvangen hebben, is de verzending van gegevens via het internet (met inbegrip van e-mail) nooit volledig veilig. We streven ernaar persoonsgegevens te beschermen, maar we kunnen de veiligheid van de naar ons of door ons verzonden gegevens niet garanderen.

We bewaren uw informatie gedurende een redelijke periode, met name de langste van de volgende periodes: (i) zolang als nodig voor de relevante activiteit of diensten; (ii) een bewaringstermijn verplicht bij wet; of (iii) het einde van de periode waarin een rechtszaak of onderzoek kan ontstaan met betrekking tot onze diensten.

Uw rechten

U hebt verschillende rechten met betrekking tot de informatie die we over u hebben. We stellen u graag op de hoogte dat u het recht hebt om:

• bevestiging te ontvangen dat we uw persoonsgegevens verwerken en een kopie te verkrijgen van de persoonsgegevens die wij van u hebben;
• te vragen dat we de persoonsgegevens die we over u hebben bijwerken of verbeteren indien u denkt dat deze niet volledig of correct zijn;
• te vragen dat we de persoonsgegevens die we over u hebben verwijderen, of de wijze waarop we deze persoonsgegevens verwerken beperken indien u denkt dat er (niet langer) een wettelijke basis voor ons is om deze te verwerken;
• uw toestemming voor onze verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken (in die mate dat de verwerking gebaseerd is op toestemming);
• een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die betrekking op u hebben en die u ons bezorgd hebt, en dit in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm en deze gegevens te verzenden naar een andere partij (in de mate dat de verwerking gebaseerd is op toestemming of een contract);
• u te verzetten tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens waarvoor we een rechtmatig belang hebben als wettelijke basis, in welk geval we de verwerking zullen stoppen tenzij we dwingende gerechtvaardigde gronden hebben voor de verwerking.

Om uw rechten uit te oefenen, kan u ons een verzoek sturen met vermelding van het recht dat u wenst uit te oefenen naar David Alen, Data Security Officer van Pro-Pay op het adres België, 1831 Diegem, Culliganlaan 1A.

U kan deze contactgegevens ook gebruiken als u een klacht met betrekking tot uw privacy bij ons wenst in te dienen.

Indien u niet tevreden bent over de wijze waarop we uw persoonsgegevens hebben behandeld of elke privacy vraag of verzoek dat u bij ons hebt ingediend, hebt u het recht om een klacht neer te leggen bij de bevoegde Gegevensbeschermingsautoriteit.

Hoe kan u ons contacteren?

Als u vragen hebt over deze website of over onze Privacy Kennisgeving, kan u een e-mail sturen naar info@propay.be.

Wijzigingen aan deze Privacy Kennisgeving

Wij kunnen deze Privacy Kennisgeving van tijd tot tijd aanpassen of wijzigen. Elke wijziging die we in onze Privacy Kennisgeving aanbrengen, zal gepubliceerd worden op deze pagina. Om duidelijk te maken wanneer we wijzigingen aan de Privacy Kennisgeving aanbrengen, zullen we de datum van aanpassing vermeld onderaan deze pagina wijzigen. De nieuw aangepaste of gewijzigde Privacy Kennisgeving zal van toepassing zijn vanaf die herzieningsdatum. Gelieve dit regelmatig na te kijken om kennis te nemen van de aanpassingen en wijzigingen.

Datum kennisgeving

De laatste datum aanpassing van deze kennisgeving is 2 januari 2024.