Adaptation des indemnités pour les voyages d’affaires à l’étranger

Les frais exposés par un travailleur lors d'un voyage d’affaires à l'étranger peuvent être remboursés par l'employeur sur base forfaitaire. Les montants forfaitaires acceptés dans la « liste des pays » ont été mis à jour le 15 février 2023. Nous abordons les modalités d'octroi de ces indemnités pour les voyages d'affaires à l'étranger dans la présente newsletter.

Que sont les voyages d’affaires à l’étranger ?

Il existe deux catégories de voyages d’affaires à l’étranger :

• Catégorie 1 « courts voyages d’affaires à l’étranger » : un travailleur séjourne à l’étranger à la demande de l’employeur pour une période de minimum 10 heures et de maximum 30 jours calendrier ;
• Catégorie 2 « longs voyages d’affaires à l’étranger » : un travailleur séjourne à l’étranger à la demande de l’employeur pour une période de plus de 30 jours calendrier consécutifs

! Les travailleurs concernés doivent exercer une activité professionnelle principalement sédentaire.

Quelles sont les indemnités existantes et quels frais couvrent-elles ?

Les indemnités forfaitaires de séjour sont destinées à rembourser les petites dépenses que le travailleur pourrait engager au cours de son voyage d’affaires. Il s'agit notamment des frais de repas (midi et soir), des frais de petite restauration et de boisson, des frais de transport local et des frais de communication téléphonique. Le travailleur ne doit pas fournir de preuve (écrite) à son employeur. Le montant est fixé de manière forfaitaire.

Les frais d'hôtel, de voyage et de carburant ne sont pas couverts par cette indemnité de séjour. Ces frais peuvent bien sûr être remboursés sur présentation de preuves écrites, notamment sous forme de tickets et de bons. Pour les frais de logement, il est également possible d'opter pour un montant forfaitaire, mais cela est moins fréquent dans la pratique.

Il existe deux types de forfaits acceptés :

• Une indemnité forfaitaire égale à 37,18 €/jour, quelle que soit la destination du voyage d’affaires et quelle que soit la durée (catégorie 1 en 2).
• Une indemnité forfaitaire selon une liste de pays. La liste des pays reprend les forfaits acceptés par pays et par catégorie. Les montants sur la liste des pays sont généralement plus élevés que le montant fixe de 37,18 €/jour. Il est en principe prévu que cette liste de pays soit adaptée chaque année, mais la dernière adaptation datait de 2018. Les nouveaux montants ajustés ont été publiés le 15 février 2023. Vous pouvez les consulter sur ce lien.

Conditions

Les frais ne peuvent être accordés sous la forme d'une indemnité forfaitaire que s’ils ne sont pas déjà remboursés par le biais d'une note de frais et pour autant que le travailleur ne déclare pas ces frais comme des dépenses professionnelles dans sa déclaration d'impôts.

En outre, les conditions suivantes s'appliquent :

• Les montants peuvent être utilisés pour chaque jour complet d'absence (= un jour entre les nuitées pendant les voyages d’affaires) et pour les voyages d’affaires où le travailleur revient le même jour mais a été absent plus de 10 heures.
• Pour les voyages de plus de 24 heures, le montant pour les jours de départ et de retour doit être réduit de 50 %.
• Si les frais de repas sont déjà pris en charge par l'employeur, l'indemnité journalière est réduite de 35 % pour le repas du midi et de 45 % pour le repas du soir.

Les indemnités journalières forfaitaires constituent des frais propres à l'employeur dans les conditions reprises ci-dessus. Le fisc admet donc que ces indemnités soient exonérées d'impôt et nous nous attendons à ce que l'ONSS applique le même raisonnement en ce qui concerne l'exonération des cotisations de sécurité sociale.

! Les montants forfaitaires sont des montants maximaux. Vous êtes libre d'attribuer un montant forfaitaire inférieur ou de rembourser ces frais sur base de pièces justificatives.

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