Encore des vacances à prendre en 2025 ? Aperçu des bonnes pratiques et des pièges à éviter !
La fin de l’année civile approche. Dans les couloirs, il est déjà question entre les collègues, des vacances entre noël et nouvel an. Certains travailleurs prévoyants rêvent déjà de leur destination pour les vacances d'été 2025 alors que d’autres collègues, faisant de l’excès de zèle à l’autre bout du couloir n’ont pas le temps prendre leurs vacances. Dans cette newsletter, nous nous attarderons donc sur quelques questions qui reviennent souvent autour du thème des vacances.
Report des jours de vacances ou pas ? Qu’en est-il aujourd’hui ?
Selon la législation belge, un travailleur construit son droit aux vacances sur base de ses prestations effectuées lors de l’année calendrier précédente. L’année civile durant laquelle le travailleur prend ses vacances est appelée « l’année de vacances ». L’année civile précédente durant laquelle les jours de vacances sont construits, est appelée « l’exercice de vacances ».
La même législation prévoit qu’un travailleur doit prendre ses jours de vacances légaux avant la fin de l’année de vacances. En d’autres mots : le travailleur a l’obligation de prendre ses jours de vacances légaux qu’il a constitués durant l’année 2023, au plus tard le 31 décembre 2024.
Mon employé demande de reporter des jours de vacances à l’année prochaine. Est-ce permis ?
Selon la loi, il n’est pas autorisé de reporter des jours de vacances. Par conséquent, l’employé perd les jours de vacances qu’il n’a pas pris. Un employé ne peut pas demander à son employeur de lui payer ces jours de vacances.
Pour les ouvriers la situation est différente : ils reçoivent leur pécule de vacances de l’Office National des Vacances Annuelles (ONVA) et même s’ils ne prennent pas tous leurs jours de vacances, ce pécule de vacances reste acquis.
Dans la pratique, dans beaucoup d’entreprises belges, il est autorisé de reporter un nombre limité de jours de vacances légaux sur demande de l’employé, qui doivent être pris endéans un certain délai.
A partir de l’année de vacances 2024, il possible de transférer des jours de vacances dans un nombre limité de cas.
Comment fonctionne le nouveau système de report de vacances en cas de suspension prolongée et d'impossibilité de prendre les jours de vacances légaux ?
Lorsqu'un travailleur se trouve dans l’impossibilité de prendre tous ses jours de vacances avant le 31 décembre 2024 en raison d'une absence prolongée due à un accident de travail ou une maladie professionnelle, une incapacité de travail, un congé de maternité, un congé de naissance, un congé prophylactique, un congé d'adoption, un congé pour soins d’accueil ou un congé pour parental d'accueil, le travailleur doit pouvoir transférer ces jours.
- ! Il doit s'agir d'une véritable force majeure, où le travailleur est dans l'impossibilité de prendre ses jours de vacances en 2024. Par exemple, il ne s'agit pas du cas où l'employeur refuse, à la fin de l'année, de permettre à un travailleur qui a été malade pendant six mois au cours de l'année de prendre ses jours de vacances. Cependant, lorsqu'un travailleur est par exemple en incapacité de travail du 3 novembre 2024 au 17 janvier 2025, il est dans l'impossibilité de prendre l’ensemble de ses jours de vacances légaux en 2024.
Les vacances non prises doivent dans ces cas de suspension être prises dans les 24 mois suivant la fin de l'année de vacances.
Le pécule de vacances pour les jours non pris sera versé au plus tard et anticipativement le 31 décembre de l'année de vacances concernée pour les employés. Les ouvriers conservent leur pécule de vacances octroyés par l’ONVA.
Quelles sont les conséquences possibles pour moi, en tant qu'employeur, si tous les jours de vacances ne sont pas pris ?
En tant qu'employeur, vous devez vous assurer que vos travailleurs prennent tous leurs jours de vacances. Le non-respect de cette obligation peut entrainer des amendes administratives ou même pénales.
Dans la pratique, vous devez veiller à informer suffisamment vos travailleurs du fait qu’ils doivent prendre leurs jours de congé restants à temps. Si votre travailleur décide tout de même de ne pas prendre l’ensemble de ses jours de vacances, malgré vos avertissements, vous ne courez pas le risque de faire l’objet des sanctions citées ci-dessus.
Mon entreprise accorde à ses travailleurs, en plus de leurs vacances légales, des jours de vacances extralégaux. Que dit la législation à ce sujet ?
La législation ne prévoit pas de cadre légal pour les jours de vacances extralégaux. Cela signifie concrètement qu'en tant qu'employeur, vous définissez vous-même les règles à ce sujet et pouvez donc prévoir que les jours de vacances extralégaux peuvent être transférés. Ces règles doivent idéalement figurer dans le règlement de travail.
Nouveauté depuis 2024 : règlement final de la déduction du certificat de vacances en décembre pour les nouveaux employés
Comme expliqué dans notre newsletter, la procédure de déduction du simple pécule de vacances pour les nouveaux employés a été modifiée en 2024. Depuis 2024, cette déduction se fait en deux phases :
- Durant l'année : chaque fois qu'un employé prend un jour de vacances au cours de l’année de vacances chez son nouvel employer sur la base de l’attestation de vacances, 90 % de son salaire journalier brut fixe du mois concerné seront déduits.
- Décembre : déduction finale du simple pécule de vacances, tenant compte des montants du simple pécule de vacances mentionnés sur l’attestation de vacances, diminués des montants déjà déduits durant l'année.
Le résultat de cette déduction finale peut donner lieu soit à un remboursement soit à une déduction supplémentaire. Ceci sera clairement indiqué sur la fiche de paie du mois de décembre.
Comment puis-je garder une vue d'ensemble sur les jours de vacances restants de mes travailleurs ?
Si votre département RH n’a pas de calendrier pour garder une vue d’ensemble sur les jours de vacances restants de vos travailleurs, Pro-Pay possède un outil idéal. Your Easy Absence Planner ou plus simplement YEAP, peut vous aider à gérer toutes les absences, y compris tous les types de vacances. Il est en effet important de signaler correctement les autres absences au regard de vos obligations légales en tant qu’employeur ainsi que pour le droit des travailleurs à certaines allocations.
Grâce à YEAP, obtenir un aperçu ou avoir à l’œil le compteur des vacances de vos travailleurs devient beaucoup plus simple.
Actions!
- Transmettez à vos travailleurs un aperçu de leurs jours de vacances légaux restants.
- Envoyez un rappel concernant les règles pour la prise et le report des jours de vacances.
- Si ce n’est pas encore fait : déterminez les règles sur la prise et le report des jours de vacances extra-légaux, de préférence dans le règlement de travail.
