Encore des vacances à prendre? Voici ce qu’il y a lieu de faire et ce qu’il vaut mieux éviter!
La fin de l’année civile approche. Dans les couloirs, il est déjà question entre les collègues, des vacances entre noël et nouvel an. Certains travailleurs prévoyants rêvent déjà de leur destination pour les vacances d'été 2024 alors que d’autres collègues, faisant de l’excès de zèle à l’autre bout du couloir n’ont pas le temps prendre leurs vacances. Dans cette newsletter, nous nous attarderons donc sur quelques questions qui reviennent souvent autour du thème des vacances.
Report des jours de vacances ou pas ? Qu’en est-il aujourd’hui ?
Selon la législation belge, un travailleur construit son droit aux vacances sur base de ses prestations effectuées lors de l’année calendrier précédente. L’année civile durant laquelle le travailleur prend ses vacances est appelée « l’année de vacances ». L’année civile précédente durant laquelle les jours de vacances sont construits, est appelée « l’exercice de vacances ».
La même législation prévoit qu’un travailleur doit prendre ses jours de vacances légaux avant la fin de l’année de vacances. En d’autres mots : le travailleur a l’obligation de prendre ses jours de vacances légaux qu’il a constitués durant l’année 2022, au plus tard le 31 décembre 2023.
Mon employé demande de reporter des jours de vacances à l’année prochaine. Est-ce permis ?
Selon la loi, il n’est pas autorisé de reporter des jours de vacances. Par conséquent, et l’employé perd les jours de vacances qu’il n’a pas pris. Un employé ne peut pas demander à son employeur de lui payer ces jours de vacances.
Pour les ouvriers c’est différent : ils reçoivent leur pécule de vacances de l’Office National des Vacances Annuelles et même s’ils ne prennent pas tous leurs jours de vacances, ils conservent ce pécule de vacances.
Dans la pratique, dans beaucoup d’entreprises belges, il est autorisé de reporter un nombre limité des jours de vacances légaux sur demande de l’employé, qui doivent être pris endéans un certain délai.
Il sera, à partir de 2024, possible de transférer des jours de vacances lorsque certaines absences (de longue durée) se produiront. Nous vous enverrons une newsletter à ce sujet prochainement.
Quelles sont les conséquences possibles pour moi, en tant qu'employeur, si tous les jours de vacances ne sont pas pris ?
En tant qu'employeur, vous devez vous assurer que vos travailleurs prennent tous leurs jours de vacances. Si vous ne respectez pas cette obligation, il est possible que vous écopiez d’une amende administrative ou même pénale.
Dans la pratique, vous devez faire en sorte d’informer suffisamment vos travailleurs du fait qu’ils doivent prendre leurs jours de congé restants à temps. Si votre travailleur décide tout de même de ne pas prendre l’ensemble de ses jours de vacances, malgré vos avertissements, vous ne courez pas le risque de faire l’objet des sanctions citées ci-dessus.
Et s’il est impossible pour mon travailleur de prendre ses jours de vacances ?
Si le contrat de travail de votre travailleur est suspendu, par exemple à cause d’une maladie longue durée ou si votre travailleur était dans l’impossibilité de prendre ses vacances suite à un cas de force majeure, vous êtes tenu, en tant qu’employeur, de payer le solde des jours de vacances légaux qui n’ont pas été pris.
Mon entreprise donne aussi des jours de vacances extra-légaux aux travailleurs. Que dit la loi à ce sujet ?
La législation ne prévoit pas de cadre légal pour ces jours de vacances extralégaux. Ceci signifie concrètement que vous pouvez, en tant qu’employeur, déterminer vous-mêmes les règles du jeu. Vous pouvez donc spécifier que ces jours extra-légaux peuvent être reportés. Nous vous conseillons de prévoir ces règles dans votre règlement de travail.
Comment puis-je garder une vue d'ensemble sur les jours de vacances restants de mes travailleurs ?
Si votre département RH n’a pas de calendrier pour garder une vue d’ensemble sur les jours de vacances restants de vos travailleurs, Pro-Pay possède un outil idéal. Your Easy Absence Planner ou plus simplement YEAP qui peut vous aider à gérer toutes les absences, y compris tous les types de vacances. Il est en effet important de signaler correctement les autres absences au regard de vos obligations légales en tant qu’employeur ainsi que pour le droit des travailleurs à certaines allocations.
Grâce à YEAP, obtenir un aperçu ou avoir à l’œil le compteur des vacances de vos travailleurs devient beaucoup plus simple.
Que sait-on déjà sur les nouvelles règles relatives aux vacances annuelles légales à partir de 2024 ?
Afin d'aligner la législation belge sur la jurisprudence de la Cour de justice de l'Union européenne, certaines règles relatives aux vacances annuelles seront adaptées à partir de 2024. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans notre prochaine newsletter.
Actions!
- Transmettez à vos travailleurs un aperçu de leurs jours de vacances légaux restants.
- Envoyez un rappel concernant les règles pour la prise et le report des jours de vacances.
- Si ce n’est pas encore fait : déterminez les règles sur la prise et le report des jours de vacances extra-légaux, de préférence dans le règlement de travail.
