Loi sur la Recherche Privée : impact sur votre entreprise
Le 6 décembre 2024, la Loi sur la Recherche Privée a été publiée au Moniteur belge. Cette loi remplace la loi sur la profession de détective du 19 juillet 1991, qui était dépassée. Dans cette newsletter, nous abordons la Loi sur la Recherche Privée et expliquerons pourquoi son impact sur les services du personnel est plus important que celui de la loi sur la profession de détective. Suite à cette loi, nous vous recommandons de (re)examiner certains points concernant la collecte d'informations et le contrôle des candidats et des travailleurs. Dans cette newsletter, nous vous fournissons des points d'attention concrets à cet égard.
Qu'est-ce qu'une « activité de recherche privée » ?
Les activités de recherche privée sont celles qui :
(1) sont exercées par une personne physique ;
(2) sur mission d’un mandant ;
(3) qui consistent à collecter des renseignements obtenus par le traitement d'informations sur des personnes physiques ou morales ou sur les circonstances de faits commis par celles-ci ; et
(4) qui ont pour objet de fournir les renseignements recueillis au mandant afin de préserver ses intérêts dans le cadre d'un conflit effectif ou potentiel ou de retrouver des personnes disparues ou des biens perdus ou volés.
Dans le domaine des RH, il s'agit, par exemple, d'une enquête sur un fait commis par un travailleur, sur base duquel l'employeur décide d'entreprendre une sanction disciplinaire ou de mettre fin au contrat de travail.
La Loi sur la Recherche Privée exclut certaines activités du champ d'application, dont deux sont particulièrement pertinentes pour les RH :
1. Les activités exercées pour le compte du client en exécution d'obligations légales ou de missions, qui n'ont pas elles-mêmes pour objectif une enquête privée, par exemple les conseillers en prévention qui mènent une enquête à la suite d'une demande (in)formelle d'intervention psychosociale.
2. Les employés RH qui recherchent des informations sur un candidat sur Internet, auprès d'anciens employeurs ou de personnes de référence fournies par le candidat (voir ci-dessous).
Un service du personnel entre-t-il dans le champ d'application de la loi ?
Lorsqu'un service du personnel exerce structurellement des activités de recherche privée pour son propre employeur ou se fait connaître comme tel, il est qualifié de « service interne de recherche privée » et tombe sous le champ d’application de la loi. Structurel signifie que l'activité fait partie des tâches d'au moins un travailleur.
Toutefois, il y a un débat sur le fait que les services du personnel qui n'exercent qu'occasionnellement des activités de recherche privée entrent également dans le champ d'application de la loi.
Jusqu'à ce que cette discussion soit clarifiée, nous recommandons d'appliquer les règles de la Loi sur la Recherche Privée par mesure de précaution en tant que bonne pratique. À la lumière de cette nouvelle loi, nous vous recommandons également de vérifier si d'autres aspects de votre politique RH, concernant la demande et à l'examen d'informations sur les candidats et les travailleurs, sont conformes aux réglementations applicables. Vous trouverez ci-dessous un bref aperçu de la plupart des règles pertinentes de la Loi sur la Recherche Privée et d'autres réglementations pertinentes.
La demande et l’examen d'informations sur les candidats
1. Quelles informations pouvez-vous demander lors d'une candidature ?
Compte tenu du droit à la vie privée du candidat, seules les informations nécessaires à la sélection du candidat peuvent être demandées au cours d'une procédure de candidature. Il est en principe interdit de demander des données sensibles, telles que le casier judiciaire et l'état de santé du candidat, sauf exception légale.
2. Recherche d'informations sur Internet, auprès de l'ancien employeur ou de personnes de référence
Même si ces recherches sont exclues du champ d'application de la Loi sur la Recherche Privée, elles posent un certain nombre de problèmes au regard des lois sur la protection de la vie privée.
En ce qui concerne les recherches de référence, le principe reste que celles-ci doivent être nécessaires à la procédure de sélection. Les employeurs ne peuvent pas vérifier systématiquement les informations fournies par les candidats auprès de tiers et doivent d'abord demander des éclaircissements au candidat lui-même. En outre, cela nécessite le consentement du candidat, y compris sur la raison de la collecte des données et sur les personnes consultées. Le candidat doit également toujours être informé lorsqu'une information est demandée.
La vérification, la demande et l'examen d'informations sur les travailleurs
1. Règlement sur la recherche privée
Les travailleurs doivent savoir que des activités de recherche privée peuvent être menées. La Loi sur la Recherche Privée prévoit donc que l'autorisation et les modalités des recherches privées doivent être incluses dans un réglement (par exemple, dans une convention collective, une annexe au règlement du travail ou une décision du comité d'entreprise). Nous recommandons d'inclure les règlements dans une politique, car cela offre plus de flexibilité.
La loi prévoit un délai de 2 ans pour établir ce règlement, ce qui signifie que ce règlements devra être établi avant le 16 décembre 2026. Pendant la période de transition, on peut valablement exercer des activités de recherche privée sans règlement, bien que l'on doive déjà se conformer aux autres dispositions de la Loi sur la Recherche Privée. Si le règlement n'est pas établi avant le 16 décembre 2026 et qu'une recherche privée est menée après cette date, toutes les conclusions de cette enquête privée seront considérées comme nulles.
2. Les entretiens
Les règles relatives aux entretiens dans la Loi sur la Recherche Privée n'entraînent pas la nullité des conclusions si elles ne sont pas respectées, mais nous recommandons néanmoins de les suivre en tant que bonne pratique lors des entretiens avec les travailleurs. Selon la Loi sur la Recherche Privée, un entretien ne peut avoir lieu qu'avec le consentement préalable et l'information spécifique fournies au travailleur concerné.
Après l'interrogatoire, un rapport écrit doit être rédigé. Si l'interrogatoire est enregistré, le consentement explicite du travailleur est requis, qui a également droit à une copie gratuite de l'enregistrement.
3. Contrôle des travaileurs
Les employeurs peuvent surveiller leurs travailleurs de différentes manières, telles que la surveillance de l'utilisation professionnelle du courrier électronique et d'Internet, l’enregistrement des conversations téléphoniques professionnels, la surveillance par caméras sur le lieu de travail ou le suivi des véhicules de l'entreprise via la géolocalisation. Lors de l'élaboration d'une politique relative à ces formes de contrôle des travailleurs, les trois principes suivants doivent toujours être pris en compte:
- Finalité : le contrôle et la surveillance doivent toujours avoir un objectif légitime fondé sur la réglementation et l'APD.
- Proportionnalité : la surveillance ne doit pas aller au-delà de ce qui est strictement nécessaire et doit respecter la vie privée des travailleurs dans toute la mesure du possible.
- Transparence : les travailleurs doivent être clairement informés de tous les aspects du contrôle. En principe, cela peut se faire par le biais d'une politique, du règlement du travail ou du contrat de travail.
Certaines formes de contrôle nécessitent également une consultation supplémentaire, une information préalable, voire le consentement des travailleurs.
! Points d'action :
- Faites attention aux informations que vous demandez lors des candidatures. Informez le candidat, et si nécessaire demandez-lui sa permission, si vous souhaitez effectuer une recherche de références ou vérifier les médias sociaux du candidat.
- Rédigez un règlement pour les travailleurs qui indique clairement que des activités de recherche privées peuvent être menées et quelles en sont les modalités.
- A titre de bonne pratique, prenez en compte les règles de la Loi sur la Recherche Privée sur les entretiens.
- Si vous contrôlez vos travailleurs par surveillance par caméras, contrôle des e-mails, etc., vérifiez si les obligations de consultation et d'information ont été respectées et si le consentement des travailleurs est requis.
Si vous avez des questions sur ce sujet, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse legal@pro-pay.be.
